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Ressources réactives

Comment faire un audit du stock dentaire

Un audit de stock dentaire est un processus planifié de comptage et de rapprochement qui confirme ce qui est physiquement en stock par rapport aux enregistrements.

Si le processus n'est pas répétable, il ne tiendra pas. L'objectif est une méthode que manager et assistants peuvent appliquer chaque mois, avec des chiffres clairs pour décider.

Comment cela fonctionne dans une pratique réelle

Reacting fonctionne mieux avec au moins deux utilisateurs actifs dans chaque cabinet.

  • Propriétaire : examine la valeur des stocks, les dépenses et les économies avant d’approuver les décisions d’achat.
  • Gestionnaire : maintient les tâches quotidiennes d'inventaire, les audits et le suivi des commandes sur la bonne voie.
  • Assistant(e) dentaire : enregistre les articles utilisés, met à jour les quantités et aide à traiter les demandes de commande.

Avantages

  • Des données de stock fiables pour les décisions d'achat
  • Détection plus précoce des lacunes et des retraits dans les processus
  • Moins de commandes urgentes causées par de mauvais comptages
  • Meilleure planification des expirations et rotation des stocks
  • Responsabilité claire par rôle et par emplacement
  • Confiance accrue des propriétaires dans les dépenses mensuelles

Pour qui c'est

À utiliser quand vous avez besoin d'une routine d'audit stable, sans friction, compatible avec les vrais rythmes du cabinet.

  • Les propriétaires de cabinets examinent la gouvernance des actions
  • Les gestionnaires de cabinet planifient et supervisent les décomptes
  • Diriger les assistants dentaires exécutant les vérifications de localisation
  • Les responsables des opérations standardisent les processus sur tous les sites

Liste de contrôle étape par étape

  1. Définir la portée et les emplacements

    Répertoriez tous les emplacements de stockage et sélectionnez les catégories que vous compterez dans ce cycle.

  2. Geler les mouvements de stock pour la fenêtre d'audit

    Suspendez les réceptions et les transferts ad hoc pour les catégories comptées pendant l'exécution de l'audit.

  3. Nombre de courses par emplacement

    Comptez un emplacement à la fois et utilisez une définition d'unité fixe pour chaque élément.

  4. Rapprocher les écarts

    Comparez les quantités comptées avec les niveaux attendus et étudiez les différences importantes avant de valider les ajustements.

  5. Enregistrer les actions et les propriétaires

    Enregistrez les corrections, attribuez des propriétaires et capturez les dates d'échéance pour les actions de suivi.

  6. Examiner les tendances et mettre à jour les paramètres de réapprovisionnement

    Utilisez les résultats pour affiner les seuils min/max, les contrôles d’expiration et la cadence des commandes.

Questions fréquentes

Combien de temps doit durer un audit de stock dentaire ?

Un audit mensuel ciblé dure généralement 45 à 90 minutes, selon le volume d'articles et le nombre d'emplacements.

Faut-il arrêter l'activité clinique pendant l'audit ?

Pas toujours. Beaucoup de cabinets auditent par zone avant ouverture ou pendant les créneaux plus calmes.

À quelle fréquence faire un audit complet vs partiel ?

Faites des comptages cycliques partiels chaque semaine, puis un rapprochement plus large chaque mois.

Quelle est l'erreur d'audit la plus fréquente ?

Mélanger les unités de comptage, par exemple des boîtes dans une salle et des unités individuelles dans une autre.

Comment traiter les écarts récurrents ?

Journalisez chaque écart, identifiez la cause racine par catégorie et assignez des actions correctives avec date de revue.

Quel KPI regarder après chaque audit ?

Suivez la valeur des écarts, le nombre d'écarts et le taux de complétion des comptages par emplacement.

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